5 phasen eventmanagement

Schritt für Schritt führen wir Sie durch alle wichtigen Aspekte in der Eventplanung. Im Eventkonzept legen Sie Ihr Ziel fest, das Sie mit dem Event verfolgen. Business-Events, wie beispielsweise Messen, Ausstellungen, Kongresse, Tagungen, Netzwerktreffen, Fund-Raising-Abende, Jubiläumsfeiern, Bar Camps etc. Tipp: Definieren Sie für Ihr Vorhaben ein konkretes Ziel. Am besten eignet sich dazu die SMART-Formel, mit der Sie ein s pezifisches, m essbares, a kzeptiertes, r ealistisches und t erminierbares Ziel festlegen. Während etwa bei Bar Camps Kreativität, Wissensvermittlung oder das Netzwerken im Vordergrund stehen, möchten Unternehmen bei Ausstellungen neue Produkte vorstellen und Kunden akquirieren. Eine weitere, wichtige Frage während der Konzeptionsphase lautet: Für welches Publikum konzipieren Sie das Event? Handelt es sich um ein B2B-Event Business to Business , ein B2C-Event Business to Customer oder um ein B2P-Event Business to Public. Legen Sie im Zuge der Zieldefinition eine konkrete Zielgruppe fest, für die Sie Ihre Veranstaltung planen.

1. Planung und Vorbereitung

Zusammen mit dem Auftraggeber der Veranstaltung werden die Ausgangslage und das Ziel schriftlich fixiert, um später die Ergebnisse des Events mit den ursprünglichen Anforderungen vergleichen und bewerten zu können. In dieser Phase werden standardisierte Checklisten verwendet, um eine einheitliche Durchführung dieser für den Projekterfolg wichtigen Phase zu gewährleisten. Das Konzept muss vom Auftraggeber abgenommen und bestätigt werden. Dies sichert ein gemeinsames Verständnis des Projektablaufes und der Projektziele. Gleichzeitig gewährleistet der Eventplaner somit auch einen professionellen Umgang mit Abweichungen, Veränderungen und Risiken im Projekt. Der Fortschritt bei der Durchführung des Projektes wird somit mess- und überwachbar. Durch diese Handhabung kann der Eventplaner garantieren, dass Fehlentwicklungen und Abweichungen durch stetige Soll-Ist-Vergleiche frühzeitig erkannt und behoben werden. Durch im Vorwege geplante Zwischenabnahmen wird gewährleistet, dass der Auftraggeber stetig über den aktuellen Projektablauf informiert ist.

2. Themenentwicklung und Design

Funktionierende Teams sind ein echter Gewinn für jedes Unternehmen, häufig bekommt man Ergebnisse präsentiert im Arbeitsleben, die ein Team mit Bravour gemeinsam zustande gebracht hat. Teamwork scheint zu funktionieren und eine meist auch sehr effektive Arbeitsmethode zu sein. Jedoch oft ist es ein weiter Weg bist dorthin. In den seltensten Fällen funktioniert die Zusammenarbeit im Team von Anfang an. Egal ob das Team komplett neu zusammengewürfelt wurde, oder vereinzelt neue Mitarbeiter dazu gekommen sind, die das Team ergänzen sollen, es ist immer ein Prozess. Die Menschen müssen sich kennen und einschätzen lernen, ihre Qualitäten und Stärken ausloten und letztlich auch Kräfte messen, um zu definieren wer der Stärkere ist. Und oftmals ist dies ein langsamer und mühevoller Weg. Dieser ist aber extrem wichtig für die Entwicklung eines Teams, je mehr Reibung und Diskussion auf diesem Weg stattfindet, desto besser kann ein Team unter Umständen später zusammen arbeiten. Vieles was im Vorfeld ausgetragen wurde, bevor die eigentliche Arbeitsphase beginnt steht wenn es ernst wird nicht mehr im Raum, da die Konflikte ja bereits gelöst wurden im Vorfeld.

3. Organisation und Koordination

Die weitverbreitetste Methode ist weiterhin die direkte Ansprache per E-Mail. Salesforce bietet hier unterschiedliche Möglichkeiten für das Einladungsmanagement. Im Standard bieten die Sales Cloud und die Service Cloud Massen-E-Mails, jedoch mit der Limitierung auf maximal 5. Darüber hinaus können Sie mit den Marketing Automation Tools von Salesforce umfangreicheres Einladungsmanagement betreiben. Mit Marketing Cloud Account Engagement und der Marketing Cloud sind Sie an keine harten Limits gebunden und können mit den erweiterten Möglichkeiten, bessere Personalisierung einbinden und schönere Inhalte erstellen. Zusätzlich bieten diese Tools Analysemöglichkeiten, um Öffnungen, Klicks oder Verweildauer zu analysieren. In der Anmeldephase geht es darum, wie die eingeladenen Personen sich zu Ihren Veranstaltungen anmelden können. Heutzutage ist es noch sehr verbreitet, dass dies manuell von statten geht. Viele Event Manager telefonieren Listen ab, um Rückmeldungen zu erhalten oder tragen E-Mail-Rückmeldungen in Excel-Listen ein.